Wenn der beste Prozess scheitert

Um Prozesse zu verbessern oder auch neu zu erstellen, bedarf es Kenntnissen aus der Prozessverbesserung. Vor Allem die Analyse bestehender Prozesse und das Erkennen von Fehlern im Prozess verlangt eine gewisse Methodenkenntnis ab.

Und genau das sollte in die Hände von Experten gelegt werden.

Immerhin investieren Sie in die Verbesserung der Prozesse viel Arbeit, viel Zeit und auch viel Geld. Deswegen müssen die Verbesserungen auch solide sein und einen tatsächlichen Mehrwert generieren.

Prozessverbesserung Prozessmanagement

Allerdings ist das nicht der einzige entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Prozessverbesserung.

Schauen wir uns einmal an, wie die Realität in vielen Fällen aussieht.

Oft ist es so, dass sich tatsächlich Experten mit der Prozessverbesserung beschäftigen. Ein kleiner Kreis an Mitarbeitenden (die Wissensträger) werden zum bestehenden Prozess befragt und Informationen werden eingeholt, um die Ausgangssituation bestmöglich darzustellen.

Dann kommt die „Tüfftelphase“.

Der Prozess wird auf Fehler untersucht, verschiedene Verbesserungsmöglichkeiten werden auf ihren Nutzen geprüft und ein Controlling-System wird entwickelt. Am Ende entsteht oft ein richtiger guter, neuer Prozess, der sich positiv auf den Gewinn des Unternehmens auswirken kann.

Dann geht es an die Umsetzung.

Die Mitarbeiter werden über den veränderten Ablauf informiert. Ihnen wird genau erklärt was sie nun zu tun haben, welche Kennzahlen sie erheben müssen, an welcher Stelle die Umsetzung des neuen Prozesses nachgewiesen wird und wer für den reibungslosen Ablauf verantwortlich ist.

Der neue Prozess wird von oben herab implementiert.

DAS IST OFT DER MOMENT, WO DER NEUE PROZESS ZUM SCHEITERN VERURTEILT WIRD

Der neue Prozess gelangt jetzt an die Menschen, die jeden Tag damit arbeiten sollen. Die Menschen, die eventuell seit mehreren Jahren tagtäglich Erfolg mit dem alten Prozessen hatten. Die Menschen, die Wissen wie der Alltag aussieht und die Menschen, die jeden Tag im Kerngeschäft unterwegs sind.

Diesen Menschen wird nun ein unbekannter Vorgang übergestülpt, an den sie sich in ihrem eh schon stressigen Alltag anpassen müssen.

Auch wenn sich nicht jeder offen dazu äußert, entstehen folgende Gedanken oder Aussagen:

„Warum, müssen wir das auf einmal anders machen?“

„Ach nein, nicht noch eine Liste, die ich führen soll.“

„Der alte Prozess hat doch jahrelang gut funktioniert.“

„Das haben wir schon immer so gemacht.“

Die Umsetzung des neuen Ablaufs wird schwierig. Viel Überzeugungsarbeit ist nun nötig.

Es werden Fehler gemacht und eventuell vertuscht, weitere Mitarbeitergespräche müssen geführt werden.

Die Mitarbeiter finden Argumente gegen die Neuerung. Die Führungskräfte kommen in Erklärungsnöte, wollen sich aber durchsetzen.

Im schlimmsten Fall rücken die Führungskräfte ungewollt in eine Situation, in der sie sich entscheiden müssen:

RÜCKZIEHER ODER DURCHZIEHEN?

Beide Varianten werden zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter führen, die Führungskräfte verlieren die Akzeptanz ihrer Mitarbeiter, das Commitment wird sinken und die Mitarbeiter machen nur noch das Nötigste.

WAS HABEN SIE DAMIT ERREICHT?

Sie haben viel Geld und viel Zeit investiert, um einen Prozess neu zu gestalten.

Sie haben viele Nerven gelassen, um diesen Prozess einzuführen.

Sie haben weiter viel Zeit investiert, um zu überzeugen und

Sie haben trotz Ihres Einsatzes unzufriedene Mitarbeiter erhalten, die im schlimmsten Fall andere anstacheln, nach außen schlecht sprechen und sich vielleicht sogar nach einem anderen Job umsehen.

Auf diese Weise ist der beste Prozess zum Scheitern verurteilt und kann sogar Schaden anrichten, anstatt zu nützen.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass nichts von oben nach unten wächst?

Das ist auch mit Prozessen so.

Auch Prozesse können nur wachsen und gedeihen, wenn sie von den Menschen akzeptiert und getragen werden, die täglich damit arbeiten – die Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter sind quasi der Nährboden für den Erfolg des Prozesses.

Wachstum

So wird die Prozessverbesserung erfolgreich:

Planen Sie Ihr Vorhaben

Sie sollten den Prozess, den Sie verbessern möchten, sehr gut kennen.

Wie sieht der Prozess aktuell in der Praxis wirklich aus?

Wer ist alles daran beteiligt?

Was ist das Ziel des Prozesses?

Wer hat Interesse daran, dass der Prozess bestmöglich funktioniert?

Ermitteln Sie genau welches Potential in dem Prozess steckt

Wo sind Fehler im Prozess?

Wie kann man diese Fehler vermeiden?

Was bringt Ihnen das genau?

Welche Auswirkungen hat das, auch auf andere Bereiche Ihres Unternehmens?

Wo genau liegt der Sinn der Verbesserung für Sie, ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter?

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter

Wie Sie in diesem Schritt am besten vorgehen, ist abhängig von Ihrer Unternehmenstruktur und der Unternehmensgröße.

Um eine möglichst hohe Akzeptanz zu erhalten, sollten persönliche Informationsveranstaltungen durchgeführt werden.

Gehen Sie hier ggf. nach Hierarchie-Ebenen, von oben nach unten, vor. Ihre Führungskräfte können mit einbezogen werden, weitere Mitarbeiter zu informieren.

Wichtig ist, dass der Sinn der Verbesserung für alle klar verständlich wird und dass Ziele transparent werden.

Ein Verbesserungsprojekt bringt den meisten Erfolg, wenn es für jeden einen Mehrwert generiert.

Finden Sie Mitmacher

Egal wie gut Sie die Verbesserung im Vorhinein durchdacht haben, weiter Köpfe bringen weitere Ideen und vielleicht Verbesserungsmöglichkeiten an Sie noch nicht gedacht haben.

Dazu kommt, dass jeder Mitmacher ein Überzeuger ist und hinter dem Prozess stehen wird, den er selbst mitgestaltet hat.

Übergang in die Testphase

Kommunizieren Sie den neuen Ablauf des Prozesses, welche Personen an der Neugestaltung beteiligt waren und binden Sie alle Mitarbeiter ein.

Eine Testphase führt die Mitarbeiter langsam an die Veränderung heran und ist noch nicht verbindlich.

Während einer Testphase sollten alle Mitarbeiter, die von dem Prozess betroffen sind, diesen in der Praxis auf weitere Fehler prüfen. Jede Auffälligkeit sollte notiert und überprüft werden.

Nicht jeder Mitarbeiter ist von Beginn an, von einer Veränderung begeistert. Vielleicht werden Ihnen auch Prozessfehler gemeldet, die eher Vorwände sind. Diese lassen sich allerdings schnell entkräften, wenn Sie den Prozess in der ersten Phase gut analysiert haben. Auch tatsächliche Fehler werden sichtbar. Dafür ist eine Testphase auch da. In diesem Fall muss natürlich nachgearbeitet werden.

Feste Implementierung

Auch die feste Übernahme des neuen Prozesses in den Arbeitsalltag muss kommuniziert werden.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Feedback über den Verlauf der Testphase.

Welche Fehler sind aufgetreten?

Wie haben Sie diese gelöst?

Wer behält den Prozess langfristig im Auge?

Es ist fast unmöglich immer alle Mitarbeiter von Verbesserungen zu überzeugen. Verbesserungen sind immerhin Veränderungen und wir Menschen sind Gewohnheitstiere, die gerne in Ihrer Komfortzone bleiben.

Die beschriebene Vorgehensweise ist nicht das Einzige, was eine Verbesserung erfolgreich macht. Verbesserungsprojekte spiegeln oft das Commitment der Mitarbeiter wieder. Je höher das Commitment (die Einsatzbereitschaft) Ihrer Mitarbeiter ist, desto besser und einfach werden Verbesserungen und Wachstum sein.

Deswegen ist es wichtig ganzheitlich eine transparente und wertschätzende Unternehmenskultur zu pflegen.

P4C-Prozessmanagement hat sich darauf spezialisiert, Strukturen und Abläufe ganzheitlich zu betrachten und Unternehmenskulturen zu schaffen, die von hohem Commitment geprägt sind. Dann gelingen auch Veränderungen, Innovationen und Wachstum.

Gerne unterstütze ich Sie dabei mit meiner Methode.