So führen Sie erfolgreich eine Mitarbeiterbefragung durch

Die Mitarbeiterbefragung ist immer noch ein sehr wichtiges Tool, um Informationen von den Mitarbeitern zu erhalten und gehört zu einer guten internen Unternehmenskommunikation dazu. Sie ist eine sehr gute Möglichkeit um Probleme oder Schwachstellen zu identifizieren, ein Feedback zu bestimmten Themen von Ihren Mitarbeitern zu erhalten, Potenziale zu erkennen und den eigenen Eindruck/Wahrnehmung mit dem der Mitarbeiter abzugleichen. Zudem erhöht eine Mitarbeiterbefragung die Bindung sowie die Motivation der Mitarbeiter und stärkt deren Vertrauen.

Mitarbeiterbefragung

Der Fragebogen

In den meisten Fällen wird für die Befragung von Mitarbeitern der Fragebogen eingesetzt.

Durch einen Fragebogen kann eine große Anzahl an Mitarbeitern befragt werden und viele Daten erhoben werden. Die Ergebnisse durch einen Fragebogen sind exakt in Zahlen darstellbar und es können statistische Zusammenhänge ermittelt werden. Eine Mitarbeiterbefragung in Form eines Fragebogens ist mit relativ geringen Kosten und einem geringen zeitlichen Aufwand durchführbar. Eine solche Befragung kann objektiv ausgewertet werden und bietet eine hohe Vergleichbarkeit. Die Fragebögen sind meist standardisiert und können in gewissen Abständen erneut durchgeführt werden. Dadurch lassen sich genaue Veränderungen der Ergebnisse feststellen.

Aus diesen Gründen möchte ich im Folgenden genauer auf diese Befragungsart eingehen.

Die Daten, die durch eine Mitarbeiterbefragung erhoben werden, sollten eine Grundlage für eine Verbesserung oder eine unternehmerische Entscheidung bilden. Es ist wichtig, einige Punkte zu beachten, damit die Mitarbeiterbefragung zu einem erfolgreichen Projekt wird, aus dem Sie einen tatsächlichen Wert schöpfen können.

Eine Mitarbeiterbefragung ist nichts, was mal schnell nebenbei durchgeführt wird. Sie sollte immer als ein wenigstens mittelgroßes Projekt betrachtet werden, welches in 5 Phasen abläuft.

1. Planung

Bereits in dieser Phase entscheidet sich die Qualität Ihrer Befragung. Je besser Sie planen, desto aussagekräftiger werden Ihre Ergebnisse sein.

Folgende Punkte sollten Sie berücksichtigen:

Ziel

Überlegen Sie ganz genau, welche Informationen Sie erhalten möchten und was die Ziele der Befragung sind. Es wird nicht funktionieren Daten nachträglich zu erheben, wenn Sie bei der Auswertung feststellen, dass Daten fehlen.

Ich empfehle Ihnen Hypothesen aufzustellen und diese gezielt abzufragen.

Formulieren Sie Ihre Fragen so, dass Sie Bezüge zwischen den einzelnen Antworten herstellen können. Wenn Sie zum Beispiel erfahren möchten wie stark Ihre Mitarbeiter an Ihr Unternehmen gebunden sind, macht es Sinn, direkt die Einflussfaktoren dafür mit abzufragen. So würden Sie in der Auswertung zum Beispiel feststellen:

„Je beliebter die Führungskraft ist, desto höher ist die Bindung.“

Aufbau

Beim Aufbau des Fragebogens ist einiges zu beachten.

Er sollte zum Ausfüllen motivieren und die Teilnehmer möglichst nicht beeinflussen.

Verwenden Sie möglichst wenige Fachbegriffe und formulieren Sie die Fragen gut verständlich.

Wählen Sie eine gut lesbare Schriftart und -Größe sowie einen ausreichenden Zeilenabstand. Vermeiden Sie Bilder, denn die wecken Emotionen und können die Antworten der Teilnehmer beeinflussen.

Frage-Arten

Überlegen Sie sich im Vorhinein welche Fragearten zielführend sind und sich bei einer Wiederholung der Befragung vergleichen lassen. Offene Fragen bieten zwar flexible Antwortmöglichkeiten, zeigen allerdings bei einer Wiederholung der Befragung oft keine Veränderungen oder Tendenzen auf. Das ist mit geschlossenen Fragen möglich, die wiederum keine Antwortspielräume zulassen.

Die richtige Frage-Art ist wichtig für brauchbare Ergebnisse.

Digital oder Papier

Wie möchten Sie die Befragung durchführen?

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Eine Befragung auf Papier ist mit mehr Zeitaufwand und höheren Kosten verbunden. Dafür kann sie relativ fälschungssicher durchgeführt werden.

Digitale Varianten sparen vor Allem bei der Auswertung viel Zeit und schonen die Umwelt. Dafür lassen sie sich schwerer kontrollieren und können bei älteren Mitarbeitern Hemmungen auslösen. Sie erfordern ein höheres Maß an Vertrauen.

Überlegen Sie genau, welche Variante besser zu Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern passt.

Anreizsysteme

Generell sollte eine Teilnahme an der Befragung immer freiwillig sein. Es nützt Ihnen nichts, wenn Mitarbeiter zur Teilnahme gezwungen werden und aus Frust falsche oder überzogene Antworten geben.

Überlegen Sie sich, ob es Möglichkeiten gibt, Ihre Mitarbeiter für eine hohe Teilnahme an der Befragung zu belohnen. Dadurch können Sie die Rücklaufquote erhöhen.

Hier ist es allerdings wichtig, absolute Anonymität zu gewährleisten, da es zu Diskrepanzen im Team führen kann, wenn eine Nicht-Teilnahme einzelner Mitarbeiter öffentlich wird.

Testen Sie den Test

Wie bereits erwähnt, bilden die Testergebnisse eine Grundlage für Entscheidungen. Deswegen sollten Sie testen, ob der Test tatsächlich auf alle Teilnehmer anwendbar ist. Können z.B. alle Fragen von Festangestellten genauso verstanden werden wie von Auszubildenden? Sind alle Fragen für jeden gleich verständlich? Gibt es vielleicht Schwierigkeit oder missverständliche Formulierungen, an die Sie noch gar nicht gedacht haben?

Befragen Sie dazu Personen, die später nicht an der Befragung teilnehmen, wie Sie die einzelnen Fragen verstehen, bestimmte Begriffe definieren und ob es missverständliche Formulierungen gibt.

Außerdem sollten Sie den Test von 3-5 Personen in Ruhe ausfüllen lassen, um die benötigte Zeit zu ermitteln.

Infoblatt

Erstellen Sie ein Informationsblatt zu dem Fragebogen.

Hier sollte das Ziel der Befragung formuliert sein, um den Mitarbeitern die Wichtigkeit und die Ernsthaftigkeit noch einmal zu verdeutlichen. In diesem Informationsblatt sollten Hinweise zur Beantwortung der Fragen stehen sowie Regeln, die eingehalten werden müssen, damit der Test auswertbar bleibt. Des Weiteren sollten Begrifflichkeiten definiert werden, die eventuell verschieden interpretiert werden können. Z.B. Wer genau ist mit Führungskraft gemeint? Der direkte Vorgesetzte oder die oberste Geschäftsführung?

Durch das Informationsblatt sollen Fehler vermieden und der Raum für Interpretationen eingeschränkt werden.

Auch der Umgang mit den Ergebnissen sollte im Informationsblatt beschrieben sein.

2. Durchführung

Auch während der Durchführung sollten einige Dinge beachtet werden.

Neutrale Person

Lassen Sie die Durchführung von einer neutralen Person begleiten. Das schafft Vertrauen und gibt Ihren Mitarbeitern die Sicherheit, dass die Befragung absolut anonym behandelt wird. Hinzu kommt, dass durch eine neutrale Person nicht der Eindruck entstehen kann, dass bestimmte Mitarbeiter bevorzugt werden könnten. Für eine neutrale Personen spielen Emotionen, Freundschaften oder auch der Stand sowie die Position der Mitarbeiter keine Rolle.

Informationsveranstaltungen

Führen Sie kleine Informationsveranstaltungen vor Beginn der Befragung durch oder bauen Sie das Thema in Meetings ein. Informieren Sie die Mitarbeiter über Ihr Vorhaben, Ihre Ziele und das weitere Vorgehen. Garantieren Sie Anonymität. Schaffen Sie Vertrauen und erklären Sie die Wichtigkeit und die Vorteile, die Ihre Mitarbeiter durch die Befragung haben. Bitten Sie um Mithilfe.

Wie bereits erwähnt, sollte die Teilnahme an der Befragung freiwillig sein. Trotzdem sollte eine möglichst hohe Rücklaufquote erzielt werden. Je höher die Rücklaufquote ist, desto genauer spiegeln die Ergebnisse, das tatsächliche Empfinden aller Mitarbeiter wieder.

Wenn Sie Mitarbeiter früh informieren oder sogar mit einbeziehen, erhalten Sie eine höhere Akzeptanz für Ihr Vorhaben und somit auch eine höhere Rücklaufquote.

Gute Voraussetzungen

Schaffen Sie gute Voraussetzungen für die Durchführung der Befragung. Die Teilnahme sollte während der Arbeitszeit möglich sein. Immerhin trägt der Mitarbeitende durch seine Antworten zur Verbesserung Ihres Unternehmens bei.

Bieten Sie allen Teilnehmern für die Teilnahme an der Befragung einen ruhigen Ort an – weg von ihrem üblichen Arbeitsplatz. Sorgen Sie dafür, dass es an diesem Ort keine Ablenkungen durch Telefon, Kollegen oder auch Bilder gibt.

Planen Sie für jeden Mitarbeiter ausreichend Zeit ein. Die Teilnehmer sollen die Befragung auf keinen Fall unter Druck ausfüllen, sondern die Zeit haben möglichst reflektiert und ehrlich zu antworten.

3. Auswertung

Durch die Auswertung der Ergebnisse, erhalten Sie nun die Informationen, die Sie abgefragt haben. Fragebögen, die falsch ausgefüllt wurden, können nicht mit in die Auswertung einfließen. Sie verfälschen das Ergebnis, auf das Sie Ihre Entscheidungen stützen. Des Weiteren sollten Sie folgendes beachten:

Neutrale Person

Auch die Auswertung der Ergebnisse sollte möglichst von einer neutralen Person durchgeführt werden. Dadurch wird vermieden, dass Rückschlüsse auf einzelne Teilnehmer gezogen werden können und diese sich eventuell auf den Umgang mit bestimmten Mitarbeitern auswirken.

Hypothesen und Bezüge

Jede Frage sollte einzeln ausgewertet werden. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die Teilnehmerstruktur und überprüfen Ihre Hypothesen.

Stellen Sie Bezüge zwischen den einzelnen Fragen her. So können Sie zum Beispiel herausfinden, ob die Bindung jüngerer Mitarbeiter genauso hoch ist wie die von älteren Mitarbeitern. Oder ob vielleicht die Bindung mit den Jahren der Betriebszugehörigkeit sinkt oder steigt. Durch diese Bezüge finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter und deren Empfindungen beeinflusst und an welcher Stelle Sie ansetzen sollten, um etwas zu verbessern.

Ein Beispiel dafür ist das Ergebnis aus meiner Mitarbeiterbefragung zu organisationalem Commitment, welches eindeutig aufzeigt, dass das Commitment zum Unternehmen steigt, je mehr die Mitarbeiter das Gefühl haben eigene Ideen einbringen zu können.

4. Feedback an Mitarbeiter

Wenn Sie die Befragung ausgewertet und die Ergebnisse priorisiert haben, ergeben sich Projekte oder Ansätze, um Verbesserungsprozesse einzuleiten. Das verdanken Sie Ihren Mitarbeitern.

Geben Sie Feedback

Teilen Sie die Ergebnisse der Befragung Ihren Mitarbeitern mit. Immerhin sind es deren Ergebnisse. Dabei sollten Sie nicht zu sehr ins Detail gehen. Wichtig ist, dass Sie zurückmelden, welche Erkenntnisse Sie aus den Ergebnissen gewonnen haben und welchen Projekten Sie sich auf deren Grundlage als nächstes widmen wollen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern möglichst konkrete Auskünfte über die weiteren Vorgehensweisen.

Welche Projekte sind entstanden? Wann möchten Sie Beginnen? Wer sind die Verantwortlichen? Wie können Ihre Mitarbeiter Sie dabei weiterhin unterstützen?

Bitte sprechen Sie nur die Dinge an, die Sie auch tatsächlich umsetzen werden.

Dankeschön

Bedanken Sie sich bei Ihren Mitarbeitern für die Teilnahme und ihre ehrlichen Antworten. Das ist nicht für jeden selbstverständlich.

Jede offene und ehrliche Antwort gibt Ihnen die Möglichkeit zur Verbesserung.

Wenn Sie im Vorhinein eine Belohnung versprochen haben, sollten Sie diese nun natürlich auch gewähren.

5. Wiederholung der Befragung

Die Befragung sollte nach einer festgelegten Zeitspanne wiederholt werden. Dabei sollten Sie den gleichen Fragebogen nutzen. Dadurch ergeben sich folgende Erkenntnisse:

Erfolgskontrolle

Nach der Auswertung der wiederholten Befragung werden Sie feststellen ob und in wie weit die durchgeführten Maßnahmen oder Projekte Wirkung zeigen.

Beachten Sie dabei, dass sich die Teilnehmer und Rücklaufquote im Vergleich zur ersten Befragung verändern können.

Grundlage für weitere Projekte

Auch aus der zweiten Befragung werden sich Erkenntnisse und somit Grundlagen für neue Verbesserungsprojekte ergeben.

Je nach dem was die Ziele Ihrer Befragung waren, schließen Sie diesen Fragebogen ab oder führen Ihn nach einer festgelegten Zeit erneut durch.

Feedback an Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter haben auch ein Interesse an den Ergebnissen, die durch die durchgeführten Projekte entstanden sind.

Geben Sie auch nach der zweiten Befragung Ihren Mitarbeitern einer Rückmeldung dazu, was sich verändert hat und an welchen Stellen Sie zukünftig noch einmal ansetzen möchten.

 

Schlusswort:

Zu einer gewinnbringenden Mitarbeiterbefragung gehört einiges dazu. Es ist wichtig professionell vorzugehen, sich intensiv vorzubereiten und die Mitarbeiter einzubeziehen, um einen möglichst hohen Nutzen aus den Ergebnissen zu ziehen.

Investieren Sie die Zeit und auch das Geld für eine professionelle Mitarbeiterbefragung. Sie werden sehr wertvolle Erkenntnisse daraus gewinnen, die Ihr Unternehmen und alle Beteiligten ein Stück besser und erfolgreicher machen werden.

 

Für Rückfragen zu diesem Thema stehe ich gerne zur Verfügung

 

Freundliche Grüße

Tina Rückert